D'abord, accéder à l'onglet projet dans le menu latéral et cliquer sur le menu exécution, puis dans le menu exécution, filtrer les projets.
Et dans les détails du projet sélectionné, cliquez sur le bouton "suivi contrôle technique" ensuite sélectionné "PV d'exécution". Après cela, choisissez "réunion". Enfin, cliquez sur le bouton “ajouter”.
Avant le remplissage du formulaire de PV de réunion, nous devons comprendre que nous avons deux types de champs. À savoir les champs à caractère obligatoire ou obligatoire et les champs non obligatoires.
Les champs à caractère obligatoire ou obligatoire :
Ce sont des champs qui précisent qu’un ou des éléments doivent être remplis obligatoirement pour la réussite de l’enregistrement.
Nb : Les champs à caractère obligatoire ou obligatoire sont représentés par des (*) après le libellé du champ.
Les champs non obligatoires :
C'est des champs qui précisent que les éléments renseignés ne sont pas obligatoires pour la réussite de l'enregistrement, mais nécessaires pour relever le caractère pertinent de l'information.
Pour débuter, dans la partie "INFORMATION GENERALE", veuillez sélectionner la réunion concernée dans le champ "Réunion". Une fois la réunion sélectionnée, les champs "Libellé", "Date", "Heure de fin" et "Heure de fin", "Lieu" seront automatiquement remplis.
Ensuite, veuillez renseigner l’objet du pv de la réunion dans le champ "objet".
Dans le champ "Organisme initiateur", veuillez saisir le nom de l'organisme qui organise cette réunion. Pour le champ "Président de séance", veuillez indiquer le nom du président de séance. Enfin, dans le champ "Secrétaire", veuillez spécifier le nom du secrétaire de cette séance.
Dans le champ "Ordre du jour", veuillez indiquer les points à aborder lors de la réunion. Si vous souhaitez ajouter les noms des participants ou des entités présentes lors de cette réunion, veuillez cliquer sur le bouton "Ajouter" pour les saisir.
Dans le champ "Description", vous devrez décrire le déroulement de la réunion.
Dans le champ "Rédaction", il vous suffit de saisir le contenu de votre procès-verbal de réunion.
Ensuite passer à la section suivante en cliquant sur le bouton suivant. Pour la section "Ordre du jour", vous pouvez débuter en cliquant sur le bouton "Ajouter " afin d'ajouter votre ordre du jour. Vous pourrez ensuite saisir librement les points de votre ordre du jour dans le champ dédié. Ensuite, vous aurez la possibilité de commenter votre ordre du jour dans le champ "Commentaire". Vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs ordres du jours en cliquant sur le bouton bleu avec l'icône (+).
Enfin, dans la sous-partie "Décisions/Diligences", vous devrez procéder de la manière suivante : vous devez renseigner le sujet sur lequel vous souhaitez vous prononcer dans le champ "Sujet", indiquer le responsable concerné par ce sujet dans le champ "Responsable", spécifier le délai dans le champ "Délai", sélectionner le statut de l'observation dans la liste déroulante intitulée " Statut de l'observation". Ensuite, vous n'aurez qu'à mentionner la décision que vous avez prise dans le champ "Décisions/Diligences". Concernant l'observation sur votre décision, il vous suffit de la saisir dans le champ "Observation".
Ensuite passer à la section suivante en cliquant sur le bouton suivant.
Dans la section "Participant", une fois la réunion sélectionnée, les champs tels que "Type", "Nom", "Fonction", "Contact" et "Email" seront automatiquement renseignés. Il vous suffira donc de compléter les champs restants, à savoir "Entreprise", "Statut" et "Motif d'absence".
Vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs participants en cliquant sur le bouton bleu avec l'icône (+).
Ensuite passer à la section suivante en cliquant sur le bouton suivant. Finalement, la section "Récapitulatif" offre un aperçu des sections que vous aurez préalablement complétées. À ce stade, une fois que vous avez vérifié toutes les informations dans le formulaire, vous pouvez enregistrer le procès-verbal de réunion en cliquant sur le bouton d'enregistrement situé en bas à droite du formulaire.
NB : Le bouton Enregistrer restera grisé tant que toutes les informations obligatoires n’auront pas été renseignées.
