Pour enregistrer un rapport hebdomadaire, veuillez suivre les étapes suivantes :
D'abord, accéder à l'onglet projet dans le menu latéral et cliquer sur le menu exécution, puis dans le menu exécution, filtrer les projets.
Et dans les détails du projet sélectionné, cliquez sur le bouton "ajouter" ensuite sélectionné "Rapport".
Avant le remplissage du formulaire de création de rapport hebdomadaire, nous devons comprendre que nous avons deux types de champs.
À savoir les champs à caractère obligatoire ou obligatoire et les champs non obligatoires.
Les champs à caractère obligatoire ou obligatoire : ce sont des champs qui précisent qu’un ou des éléments doivent être remplis obligatoirement pour la réussite de l’enregistrement.
Nb : Les champs à caractère obligatoire ou obligatoire sont représentés par des (*) après le libellé du champ. Les champs non obligatoires : C'est des champs qui précisent que les éléments renseignés ne sont pas obligatoires pour la réussite de l'enregistrement, mais nécessaires pour relever le caractère pertinent de l'information.
Pour commencer, dans la partie "INFORMATION GENERALE", veuillez choisir le type de rapport dans le champ "Type de rapport". Ensuite, veuillez entrer le titre de votre rapport dans le champ "Libellé du rapport". Pour la date du rapport, il vous suffit de cliquer sur le champ pour ouvrir un calendrier et sélectionner la date correspondante.
Nb : Pour le champ "Type de rapport", vous avez deux options : "HEBDOMADAIRE" ou "MENSUEL". Si vous choisissez "MENSUEL" comme type de rapport, vous devrez remplir les parties suivantes : "DESCRIPTION DU PROJET", "MATRICE DE COMPARAISON DE L'AVANCEMENT DU PROJET" et "CONTENU/ REDACTION". En revanche, si vous choisissez "HEBDOMADAIRE" comme type de rapport, vous devrez compléter le formulaire en suivant les étapes suivantes : Consistance et indemnisations, Etat d'avancement, Objectif, HSE, Impact social, Difficultés, Solutions et Avenant. Vous trouverez un récapitulatif de toutes vos étapes dans la partie "Récap". Dans ce tutoriel, nous nous concentrerons sur le type de rapport "HEBDOMADAIRE".
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Etape 1 (Consistance et indemnisations) : Cette étape comprend deux sous-parties : la consistance du projet et l'indemnisation des populations ainsi que la libération des emprises. Concernant la consistance du projet, les informations seront automatiquement chargées depuis le détail du projet. En ce qui concerne l'indemnisation des populations et la libération des emprises, vous avez la possibilité de renseigner vous-même les indemnisations en cliquant sur cette sous-partie. Il est également possible de sélectionner et ajouter différentes pièces jointes dans la section "Documents joints" qui seront consultées ultérieurement.
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Etape 2 (Etat d'avancement) : Cette étape requiert la création d'un devis quantitatif estimatif.
Dans la sous-partie "Taux d'avancement par poids financier", veuillez sélectionner le devis quantitatif estimatif (DQE) en utilisant le champ "Sélectionner le DQE". Après avoir sélectionné le DQE, vous remarquerez que le tableau situé juste en dessous de ce champ sera automatiquement renseigné.
Note : Une fois que vous avez terminé de remplir une étape, veuillez cliquer sur le bouton "Suivant" avant la partie "Cliquer pour joindre les pièces" pour passer à l'étape suivante.
Vous pouvez également constater que vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs lignes dans les différentes sous-parties telles que "Taux d'avancement des travaux" et "Linéaire réalisé". Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter" (+) qui se trouve dans leurs tableaux respectifs. Dans la sous-partie "Taux d'avancement des travaux", vous n'avez qu'à sélectionner la tâche requise dans le champ "Sélectionner la tâche". Ensuite, pour le champ "Réalisations actuelles à la date du", vous pouvez cliquer dessus pour ouvrir un calendrier et sélectionner la date correspondante.
Etape 3 (Objectifs) : Cette étape se divise en deux parties : Atteinte des objectifs et Dispositions pour l'atteinte des objectifs.
Pour la partie Atteinte des objectifs, vous devez simplement ajouter votre objectif que vous souhaitez atteindre pour ce projet dans le champ "Libellé". Ensuite, pour le champ "Date", vous pouvez cliquer dessus pour ouvrir un calendrier et sélectionner la date correspondante. Enfin, dans le champ "Etat", vous avez le choix entre deux options : "ATTEINT" ou "NON ATTEINT". Quant à la partie Dispositions pour l'atteinte des objectifs, vous devez simplement mentionner les résolutions ou les actions que vous allez prendre pour atteindre l'objectif fixé dans le champ "Dispositions pour atteindre les objectifs". Vous pouvez également remarquer que vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs lignes dans la partie Atteinte des objectifs en cliquant sur le bouton "Ajouter" (+).
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Etape 4 (HSE) : Cette étape comprend une sous-partie (Sécurité et Environnement : Plan de Gestion Environnementale et Sociale - PGES) divisée en deux parties : Sécurité et Environnement : Plan de Gestion Environnementale et Sociale (PGES) et un tableau récapitulatif et de notes.
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Etape 5 (Impact social) : Cette étape comprend une sous-partie (impact social). Dans cette sous-partie, vous devrez remplir un tableau qui comporte les informations suivantes :
- Type d'emploi : Vous avez le choix entre deux options : "EMPLOI DIRECT" ou "EMPLOI INDIRECT".
- Désignation : Dans ce champ, vous devez simplement désigner votre emploi.
- Type d'ouvrier : Vous avez le choix entre deux options : "NATIONAUX" ou "NON NATIONAUX".
- Genre : Vous avez le choix entre deux options : "MASCULIN" ou "FÉMININ".
- Fonction : Vous avez le choix entre cinq options : "CADRE", "AGENT", "AGENT DE MAÎTRISE", "OUVRIER MANŒUVRE" ou "AUTRE".
- Nombre de jeunes employés (17-40 ANS) : Dans ce champ, vous devrez indiquer le nombre de jeunes employés qui ont contribué à la réalisation de ce projet.
- Nombre d'employés de plus de 40 ANS : Dans ce champ, vous devrez indiquer le nombre d'employés âgés de plus de 40 ans qui ont contribué à la réalisation de ce projet. Vous pouvez également remarquer que vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs lignes dans la partie "Impact social" en cliquant sur le bouton "Ajouter" (+).
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Étape 6 (Difficultés) : Cette étape comprend une sous-partie (Difficultés rencontrées).
Dans cette sous-partie, vous devrez remplir un tableau.
Vous devrez indiquer les difficultés que vous avez rencontrées lors de l'exécution de votre projet dans le champ "Libellé". Pour le champ "Date", il suffit de cliquer dessus pour ouvrir un calendrier afin de sélectionner la date correspondante. Ensuite, dans le champ "Etat", vous avez le choix entre deux options : "RÉSOLU" ou "NON RÉSOLU". Une fois que vous avez sélectionné votre état, une fenêtre intitulée "Observation" apparaîtra, dans laquelle vous devez obligatoirement fournir des informations sur la façon dont vous avez résolu le problème ou pourquoi vous n'avez pas réussi à le résoudre. Après avoir renseigné cette information dans la fenêtre, cliquez sur "Valider". Vous pouvez également remarquer que vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs lignes dans la partie "Difficultés rencontrées" en cliquant sur le bouton "Ajouter" (+).
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Etape 7 (Solution) :
Cette étape comprend une sous-partie (Solutions proposées).
Dans cette sous-partie, vous devrez remplir un tableau.
Il vous suffira de cliquer sur le bouton "Ajouter" pour mentionner les différentes solutions que vous avez utilisées pour résoudre les problèmes liés à l'exécution de ce projet dans le champ qui sera déployé.
Vous pouvez également remarquer que vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs lignes dans la partie "Solutions proposées" en cliquant sur le bouton "Ajouter" (+).
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Étape 8 (Avenant) : Cette étape comprend une sous-partie (Points pour le projet d'avenant). Dans cette sous-partie, vous devrez remplir un tableau.
Il vous suffira de cliquer sur le bouton "Ajouter" pour renseigner le point du projet d'avenant dans le champ déployé spécialement prévu à cet effet. Vous pouvez également remarquer que vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs lignes dans la partie " Points pour le projet d'avenant " en cliquant sur le bouton "Ajouter" (+).
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Étape 9 (Récap) : Cette étape constitue un récapitulatif de toutes les étapes que vous avez complétées précédemment. À ce stade, une fois que vous avez vérifié toutes les informations dans le formulaire, vous pouvez enregistrer le rapport hebdomadaire en cliquant sur le bouton d'enregistrement situé en bas à droite du formulaire.
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NB : Le bouton Enregistrer restera grisé tant que toutes les informations obligatoires n’auront pas été renseignées.
